Deze privacy policy beschrijft de rol van Energie KVGO Grafimedia wanneer ze verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens, in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wij vinden de beveiliging van uw persoonsgegevens belangrijk, spannen ons daarom in om aan de AVG en andere relevante wetgeving te voldoen en hebben daarom diverse maatregelen getroffen.

Wij hebben deze privacy policy voor u opgesteld om uit te leggen hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Onze privacy policy is ook afgestemd op het gebruik van onze website.

Eventuele veranderingen in onze werkwijze of onze site(s) kunnen leiden tot veranderingen in onze privacy policy. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacy policy te herlezen. 

Energie KVGO Grafimedia

Energie KVGO Grafimedia heeft deze privacy policy opgesteld omdat wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken vanuit onze werkzaamheden als adviesbureau voor ondernemers en bedrijven in de communicatiesector en met name de grafimedia branche.

Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid van:

Dienstencentrum BV

Boeingavenue 207

1119 PD Schiphol-Rijk

T 020 – 543 56 88

info@dienstencentrum.com

www.dienstencentrum.com

KvK Amsterdam:  34294254

Informatie

Alle vragen over privacy en gebruik van persoonsgegevens kunt u richten aan:

Frank den Hartog, directeur 

Manieren waarop wij gegevens verzamelen of verkrijgen

Energie KVGO Grafimedia kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u:

• Mondeling, telefonisch, per e-mail, sms of app of social media kanaal contact met ons opneemt met een vraag, een verzoek deel te nemen aan een activiteit, of om aan ons informatie te verschaffen, en/of
• U ons een visitekaartje of ander fysiek document geeft met persoonsgegevens, en/of
• Wij een opdracht voor u of uw werkgever uitvoeren, en in het kader van de zakelijke (administratieve en financiële) én inhoudelijke afhandeling van deze opdracht aanvullende (persoons)gegevens nodig kunnen zijn. Voor zakelijke afhandeling verwerken wij meestal gegevens van een onderneming en niet een persoon: in sommige gevallen (eenmanszaken) kunnen deze gegevens ook als persoonsgegevens gezien worden, en/of
• Omdat u deze persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt bij het invullen van een fysiek contact-, aanmeldings-, deelname- of (bezoeks)registratieformulier.
• Omdat u deze persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt bij het invullen van een contact-, aanmeldings- of registratieformulier op de website, of uw webbrowser deze aan ons verstrekt op basis van uw gebruik van onze website, en daardoor hiermee akkoord gaat. U dient zich ervan bewust te zijn dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy beleid van andere sites/apps, die via een link op onze website bereikbaar zijn.

Daarbij verzamelt Energie KVGO Grafimedia niet op eigen initiatief bijzondere persoonsgegevens, maar alleen wanneer dit noodzakelijk is op basis van wet- of regelgeving of wanneer u deze op vrijwillige basis verstrekt. Incidenteel zou een bijzonder gegeven bijvoorbeeld uit uw e-mail adres af te leiden kunnen zijn, of uit uw dieetwensen – deze kenmerken gebruiken wij niet voor analyse of besluitvorming. Bijzondere gegevens zijn bijvoorbeeld etnische afkomst, politieke overtuiging, religie of levensbeschouwing, gegevens over gezondheid of seksuele geaardheid. In het geval van foto’s van (herkenbare) personen vragen wij u (of uw werkgever wanneer dit mogelijk is) aantoonbaar om toestemming. Wij adviseren u altijd terughoudend te zijn met het verstrekken van onnodige bijzondere persoonsgegevens.

Het is mogelijk dat u persoonsgegevens over anderen (in de meeste gevallen betreft dit collega’s tijdens het uitvoeren van opdrachten, of delen van contacten en leads) bij ons aanlevert. De wijze waarop u dit doet bepaalt welke rol wel hebben ten opzichte van die gegevens. Wij behandelen deze gegevens uiteraard ook zorgvuldig.

Energie KVGO Grafimedia kan gegevens die u openbaar heeft gemaakt of met ons heeft gedeeld, verzamelen of in bezit krijgen die wij als onderdeel van ons gerechtvaardigd belang gebruiken om met u in contact te komen om u te informeren over onze producten en diensten.

Onze doelen van de verwerking

Wij verwerken de gegevens die wij ontvangen of vergaren ten behoeve van:

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over uw vragen, opdrachten, dienstverlening en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan, of het uitgeven van, een opdracht (algemeen gezien dienstverlening voor directie en management). Voorbeelden hiervan zijn juridische dienstverlening, het implementeren van managementsystemen (met daarin de betrokken medewerkers en hun rollen) of het ondersteuning van de ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van uw medewerkers.
• Het onderhouden van een lange duurzame relatie met u en/of het bedrijf waar u werkzaam bent, om langdurige begeleiding en persoonlijke en bedrijfsontwikkeling mogelijk te maken.
• Sturen van nieuwsbrieven (als u hiervoor kiest of als u van onze dienstverlening gebruik heeft gemaakt);
• Het doorvoeren van verbeteringen in de dienstverlening, processen en digitale applicaties van onze organisatie, waaronder het bepalen van commerciële mogelijkheden voor onze organisatie. 

De soort gegevens die wij verwerken

Wanneer u vragen aan ons stelt of informatie met ons deelt, bijvoorbeeld telefonisch of per e-mail, dan leggen wij in ieder geval vast uw naam (voornaam en achternaam), geslacht, uw gekozen contactgegevens (meestal zowel telefoonnummer en e-mail) en de inhoudelijke opmerking of informatie die u verder met ons kiest te delen. Ook kunnen wij uw functie en het bedrijf waar u werkt vastleggen. Dezelfde informatie leggen wij vast in onze eerder genoemde fysieke formulieren. Dezelfde informatie, en aanvullende informatie die u met ons deelt tijdens gesprekken, leggen wij vast als wij u benaderen met een aanbieding. Als u bij ons solliciteert, dan bewaren wij uiteraard ook uw CV en gegevens over uw beschikbaarheid en wensen rondom de functie.

Als u gebruik maakt van social media zoals LinkedIn of Twitter die wij of een van onze werknemers gebruiken, kunnen wij deze media gebruiken om contact met u op te nemen en te onderhouden, deze communicatie kunnen wij ook vastleggen.

Wanneer wij een opdracht voor u of uw werkgever uitvoeren, dan leggen wij de aanvullende gegevens vast die nodig zijn voor de afhandeling van de opdracht, zoals gegevens van contactpersonen en gegevens van de persoon of het bedrijf waar wij zaken mee doen ten behoeve van de financiële afhandeling (kvk-nummer, bankrekeningnummer, btw-nummer, betalingsafspraken, factuuradres, leveringsadres, type bedrijf, kredietcontrole). Als resultaat daarvan ontstaan gegevens zoals de historie van uitgevoerde opdrachten en uw betaalhistorie. Vergelijkbare gegevens leggen wij vast over onze leveranciers.

Vanuit de aard van onze dienstverlening kunnen wij tijdens het uitvoeren van opdrachten persoonsgegevens verkrijgen van diverse soort. Wanneer wij uw organisatie bijvoorbeeld in een project helpen een managementsysteem op te zetten, dan verwerken wij de namen van betrokken personen om bijvoorbeeld hun rol en taken in het managementsysteem vast te leggen en activiteiten tijdens het project toe te kennen. Die vastlegging en verwerking van persoonsgegevens is niet het primaire doel van onze activiteiten. Wanneer wij u persoonlijke helpen met een profiel analyse, dan hebben we het uiteraard over uw persoonlijke kenmerken. Om deze reden zijn wij zelf de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking, tenzij u (of uw werkgever) een verwerkersovereenkomst met ons heeft gesloten.

Wanneer u onze website of webapplicaties bezoek of gebruikt, dan gebruiken wij cookies waarmee analytische en advertentie-activiteiten mogelijk zijn. Zie hiervoor onze cookieverklaring. 

Hoe lang Energie KVGO Grafimedia gegevens bewaart

Energie KVGO Grafimedia bewaart uw gegevens niet langer dan nodig voor de benoemde doeleinden.

Energie KVGO Grafimedia bewaart gegevens rondom opdrachten minstens 7 jaar (in verband met verplichtingen van de belastingdienst).

Wanneer wij activiteiten uitvoeren in het kader van een subsidie volgen wij de subsidievoorwaarden, zoals 10 jaar voor Duurzame Inzetbaarheid.

Waar mogelijk nemen wij de richtlijnen voor bewaartermijnen zoals die zijn bepaald in het Vrijstellingsbesluit van de Wet Bescherming Persoonsgegevens in acht, tenzij deze zijn achterhaald door gestelde nieuwe termijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens. Zo bewaren wij gegevens van sollicitanten niet langer dan vier weken tenzij u toestemming geeft, dan bewaren wij deze maximaal 1 jaar.

Wanneer u ons verzoekt om persoonsgegevens te verwijderen of de verwerking te stoppen dan doen wij dit. Omdat onze dienstverlening in veel gevallen is gebaseerd op langdurige relaties of langdurige persoonlijke ontwikkeling (‘een leven lang leren’), bewaren wij gegevens totdat u ons verzoekt deze te verwijderen of blijkt dat de gegevens niet meer relevant of onjuist zijn.

Delen met anderen en gegevens bewaren binnen de EU (EER)

Wij delen of verkopen uw persoonsgegevens niet met derden ten behoeve van consumentenmarketing. Ook gebruiken wij persoonsgegevens die wij van u hebben niet voor marketingdoeleinden van derden.

Wij delen persoonsgegevens wanneer wij door bevoegd gezag worden gesommeerd de gegevens te delen.

Energie KVGO Grafimedia/Dienstencentrum kent een aantal partnerorganisaties, waaronder Metaview, Stivako, SCGM en SCCI. Wij delen informatie met hen op uw verzoek of wanneer noodzakelijk voor het uitvoeren van uw opdracht. Ook schakelt Energie KVGO Grafimedia aanvullende externe expertise of capaciteit in wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van uw opdracht. Wij informeren u hier dan over.

Wij maken gebruik van een aantal overige dienstverleners voor het faciliteren van onze kantoorautomatisering, digitale marketing en digitale producten. Hun activiteiten staan in het teken van het correct werken van deze voorzieningen.

Energie KVGO Grafimedia maakt in bepaalde gebruik van externe ondersteuning bij het afhandelen van facturatie, boekhouding, en incasso.

Voor het verzorgen van evenementen en catering daarbij kan Energie KVGO Grafimedia de gegevens die u hiervoor verstrekt (aanwezigheid, eisen aan toegang, dieetwensen) delen met externe organisaties.

Daarnaast delen wij de gegevens rondom uw websitebezoek met Google door de aanwezigheid van Google Analytics en AddThis (Oracle). Google en Oracle vallen onder Privacy Shield. Dienstencentrum deelt gegevens verder niet met organisaties buiten de EU, tenzij dit expliciet onderdeel is van een project en dit bij de betrokkenen bekend is.

Analyseren websitebezoek (en gebruik van cookies)

Deze website(s) maken gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te laten functioneren en om te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere producten diensten aan te bieden.

De meeste browsers (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox) zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren. U kunt uw browser instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies in deze website dan niet correct functioneren.

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Wij gebruiken deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt (anders dan genoemd).

Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. U treft ook het privacy beleid van Google Analytics hier aan. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken.

Wij hebben hier geen verdere invloed op. Wij hebben Google geen toestemming gegeven om via verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Addthis is eigendom van Oracle. De privacy policy van Addthis vind u op https://www.addthis.com/privacy/privacy-policy.

Gegevens inzien, aanvullen, verbeteren, afschermen of verwijderen en uw verdere rechten

Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u diverse rechten, waarover de Autoriteit Persoonsgegevens u in detail van informatie voorziet. U heeft o.a. het recht om uw persoonsgegevens in te zien, op te vragen door ons over te laten dragen, te corrigeren of te verwijderen, of uw eerder gegeven akkoord voor gebruik en verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. 

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Wij helpen u dan graag en vragen u contact met ons hierover op te nemen. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de wettelijke toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt een verzoek tot o.a. inzage, correctie of verwijdering sturen naar eerder genoemde contactinformatie. Wij zullen zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Wij bewaren dan wél die informatie waartoe wij wettelijk verplicht zijn.

Beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Onze website(s) maken gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met op met onze contactpersoon.

Minderjarigen (onder 16 jaar)

Onze website, dienstverlening, en verzameling van informatie is niet bedoeld voor gebruik door of vastlegging van gegevens over kinderen. Wij onderschrijven het belang van het beschermen van informatie over kinderen en wij verzamelen of bewaren niet gericht informatie over kinderen.

Disclaimer

De Energie KVGO Grafimedia-website en alle onderdelen daarvan, met uitzondering van bepaalde (hyper) links, zijn eigendom van Dienstencentrum BV. Het is niet toegestaan om deze website of gedeelten daarvan openbaar te maken, te kopiëren of op te slaan zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Dienstencentrum BV. Door deze website te gebruiken stemt u in met deze disclaimer.

Energie KVGO Grafimedia levert een inspanning zodat de informatie op deze website zorgvuldig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt is. Desondanks is het mogelijk dat informatie die op deze website onvolledig en / of onjuist is. Aan de informatie op deze website kunnen daarom uitdrukkelijk geen rechten worden ontleend. Ondanks deze inspanningen kunnen onjuistheden zich voordoen in de ter beschikking gestelde informatie. Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten, zal Energie KVGO Grafimedia de inspanning leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten. Energie KVGO Grafimedia kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die onstaat uit het gebruik van de informatie op deze site. Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie die via de site ter beschikking wordt gesteld, kan u de beheerder van de site contacteren.

Energie KVGO Grafimedia aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het functioneren van deze website. Energie KVGO Grafimedia aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor fouten en omissies op de Energie KVGO Grafimedia-website opgenomen informatie en tarieven.

De informatie op deze site wordt regelmatig aangevuld en / of aangepast. Energie KVGO Grafimedia behoudt zich het recht voor om eventuele wijzigingen met onmiddellijke ingang en zonder enige kennisgeving door te voeren.

Bepaalde (hypertext) links in deze site leiden naar websites buiten het domein van https://www.. Deze links zijn geen eigendom van Dienstencentrum BV en wanneer deze links geactiveerd worden, verlaat men de website van het .Dienstencentrum. Dienstencentrum BV aanvaart geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud van deze websites.

Dienstencentrum BV sluit alle aansprakelijkheid uit voor enigerlei directe of indirecte schade, van welke aard dan wat dan ook die voortvloeit uit of in enig opzicht verband houdt met deze website. 

© Dienstencentrum BV.